Privacy Statement

Privacy Reglement EHBO-vereniging Zundert
[gebaseerd op de Wet  Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van EHBO vereniging Zundert omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

Begrippen:

• Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven
• bij de Kamer van Koophandel.Leden zijn alle betalende leden van de vereniging met een geldig EHBO diploma.
• Buitengewone leden zijn de leden met opleiding Eerste Hulp aan Kinderen en zij die alleen een reanimatie opleiding hebben gevolgd.
• Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboorte datum, adres, e-mail adres, diploma nummer en telefoon nummer.
• Onder vereniging wordt verstaan  de EHBO-vereniging Zundert, zoals omschreven in de Statuten.
• Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap EHBO vereniging  Zundert.
• Aanmeldformulier is inschrijving voor activiteiten van genoemde vereniging.
• Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 23 van de Statuten van EHBO-vereniging Zundert.
• Bewaar termijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
• Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij  heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, een felicitatie kaart bij het jarig zijn, het adres voor bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie, diploma nummer in verband met geldigheid diploma en het telefoon nummer voor afspraken te kunnen maken. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer. De persoonsgegevens van buitengewone leden genoemd bij 3 bestaan uit, naam, voornaam, geboorte datum, adres, e-mail adres en telefoon nummer.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden, behoudens hetgeen is geregeld in artikel 25 van het Huishoudelijk Reglement van EHBO Vereniging Zundert.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie. De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies. De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging. Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Wat zijn uw rechten

U heeft het recht EHBO-vereniging Zundert te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. EHBO-vereniging Zundert zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. EHBO-vereniging Zundert kan hiervoor een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u EHBO-vereniging Zundert verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijfformulier:

Indien iemand lid wil worden van EHBO-vereniging Zundert zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement. Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid EHBO-vereniging Zundert. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacy reglement worden uitgereikt.

Aanmeldformulier:

Voor deelname aan activiteiten van EHBO-vereniging Zundert of ondersteuning omtrent hulpverlening, dient men zich op te geven met naam, voornaam, gsm en e-mail adres. Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van deze activiteiten. Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd. Van de verrichte dienstverleningen wordt door de coördinator evenementen een verzamellijst bijgehouden. Deze lijsten zullen, na elke jaarvergadering bij het vaststellen van het jaarverslag van voorgaande jaar, over het voorgaande jaar worden vernietigd.

Foto’s:

Bij EHBO activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van EHBO. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd. De Eerste hulpverlener verleent bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop de hulpverlener zichtbaar is. Indien de hulpverlener hier bezwaar tegen heeft zal de hulpverlener dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

Privacy beleid EHBO vereniging Zundert:

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

Geheimhouding:

Indien een eerste hulpverlener bij zijn of haar hulpverlening kennis neemt van patiënt en de verwondingen, dan zal de eerste hulpverlener hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van de patiënt weten te respecteren.

Is EHBO-vereniging Zundert voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?:

De website van EHBO-vereniging Zundert kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website EHBO-vereniging Zundert. Dit betekent niet automatisch dat EHBO-vereniging Zundert verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. EHBO-vereniging Zundert is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

Welke informatie wordt verzameld:

EHBO-vereniging Zundert maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van EHBO-vereniging Zundert verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.

Pasjes systeem:

EHBO-vereniging Zundert werkt met pasjes zonder foto welke door de leden gebruikt dienen te worden om zich te melden bij de instructie avonden/jaarvergadering van de vereniging, waardoor de presentielijsten zijn komen te vervallen. Voor dit systeem wordt naam, geboorte datum en diplomanummer gebruikt. Dit is omgezet in streepjes code welke wordt ingescand, wat wordt opgeslagen op een laptop van de vereniging. Deze gegevens dienen minimaal twee jaar te worden bewaard in verband met diploma verlenging. Bij einde lidmaatschap en niet voldoen aan de competenties, zullen deze gegevens worden verwijderd.

Data lek:

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.

EHBO-vereniging Zundert zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders en leden administrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

Functionaris gegevensbescherming:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Dit document heet “privacy Reglement EHBO-vereniging Zundert” en is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van EHBO vereniging Zundert op dinsdag 24 april 2018.